賃貸管理コラム

マンション管理会社変更時に起こりうるトラブルと対策方法について

マンションの管理会社を変更すると、管理の質が上がったりするなど、さまざまなメリットを得られる可能性があります。しかし、場合によっては変更時にトラブルが発生するリスクがあるのも事実です。本記事では、マンション管理会社変更時によくあるトラブルやトラブルの予防法についてご紹介します。

マンションの管理会社を変更する際は、入居者への説明不足や引継ぎ不足などが原因でトラブルが起こる場合があります。クレームの多発や契約内容の不一致などのトラブルは、マンション経営に悪影響を及ぼす要素の一つです。管理会社を変更する際には、起こり得るリスクや変更する際の手順などを事前に把握しておけば、スムーズに新しい管理体制に移行しやすくなります。

本記事では、マンションの管理会社の変更時に起こりやすいトラブルの具体例や解決策、一連の変更手順などについて詳しく解説します。マンションのオーナーの方はぜひ参考にしてみてください。

管理会社変更時によくある失敗とトラブル

マンション経営では、管理の質向上や空室率の改善などの理由で管理会社を変更する場合があります。

平成30年に国土交通省が実施した「マンション総合調査」によると、分譲時から管理会社を変更しているマンションは、全体の約21％です（※）。全体の約21％というと、5組合中1組合以上が変更している計算になります。そのため、管理会社の変更はそこまで珍しいケースではないといえるでしょう。

しかし、管理会社を変更する際は慎重に進めなければ、住民や管理会社との間で重大なトラブルが発生し、失敗に終わる可能性があります。

ここでは、マンションの管理会社を変更する際によくある失敗やトラブルを4つご紹介します。

● 今までのやり方とは違うやり方に対して入居者からクレーム
● 契約内容の不一致によるトラブル
● 新しい管理会社の管理の質が低い
● 入居者へ管理会社変更の連絡を忘れてしまった

※参考：国土交通省.「平成30年度マンション総合調査結果」.”38② マンション管理業者の決定方法” （参照2025-06-06）.

①今までのやり方とは違うやり方に対して入居者からクレーム

管理会社を変更すると、入居者から「以前と管理の仕方が違う」と不満の声が上がる可能性があります。

管理会社を変更した際には、以前のやり方をしっかり引き継いだ上で管理業務を進めていくのが一般的です。しかし、何らかの事情で引継ぎミスがあると、入居者が慣れ親しんできた方法と違う管理体制となり、クレームが多発する可能性があります。

入居者からのクレームを防ぐには、管理組合側が主体的に関わりながら手続きや引継ぎ対応を進めることが大切です。

引継ぎ業務は、基本的に管理会社同士で行われます。しかし、担当者は他の賃貸物件も担当しているため、伝達ミスが起きる可能性があるのです。管理会社に任せきりにせず、理事や組合の責任者が間に入って手続きを監督することで、以前と同じ管理方法を維持しやすくなります。

②契約内容の不一致によるトラブル

契約内容の不一致は、管理会社変更時によく見られるトラブルの一つです。

例えば、新しい管理会社との間で合意した項目が、実際に契約書に反映されていないといったケースが挙げられます。また、引継ぎが不十分なために更新料や解約手数料などが新たに発生した場合も、入居者の混乱を招いてしまう原因の一つです。

契約内容が以前と一致していないと、入居者が不満を抱き、クレームが発生する可能性があります。特に費用面の不一致は、入居者の経済的負担に関わる項目のため、新しい管理体制を築く前に確認しましょう。

さらに、以前の管理会社では追加費用なしで対応してくれていた業務が、新しい管理会社では有料オプションとして扱われるケースもあります。管理の質を一定に保つには費用を支払う必要がありますが、その一方で経営コストがかさんでしまうでしょう。「前は対応してくれたのに」と入居者が感じると、不満が膨らんでトラブルに発展するケースもあります。

このような問題を避けるには、契約書に記載された管理範囲や追加費用の有無を事前によく確認する必要があります。

③新しい管理会社の管理の質が低い

新しい管理会社の管理の質が以前より劣るケースも、よくある失敗例の一つです。管理の質が下がると入居者の不満が大きくなり、退去する場合もあるでしょう。

このようなリスクを防ぐには、契約前に候補となっている管理会社の実績や行政処分の履歴がないかを確認することが大切です。

管理会社の実績・行政処分の履歴は、以下の情報検索システムで閲覧できます。

＜管理会社の実績を調べる＞
● 国土交通省：建設業者・宅建業者等企業情報検索システム（※1）
● 一般社団法人マンション管理業協会：協会会員一覧（※2）

＜行政処分の履歴を調べる＞
● 国土交通省ネガティブ情報等検索サイト（※3）

建設業者・宅建業者等企業情報検索システムでは、上部のタブを「マンション管理業者」もしくは「賃貸住宅管理業者」で検索すると、その業者が国に許可を得て業務を行っているかどうかを確認できます。

一方、一般社団法人マンション管理業協会の検索システムに会社名を入力すると、その業者の管理戸数などを閲覧可能です。

行政処分の履歴を調べたい場合は、国土交通省ネガティブ情報等検索システムで調査しましょう。

※1 参考：国土交通省.「建設業者・宅建業者等企業情報検索システム」 （参照2025-06-06）

※2 参考：一般社団法人マンション管理業協会.「協会会員一覧」 （参照2025-06-06）.

※3 参考：.国土交通省.「ネガティブ情報等検索サイト」,（参照2025-06-06）.

④入居者へ管理会社変更の連絡を忘れてしまった

入居者へ管理会社を変更した旨を伝えなかったために、トラブルに発展するケースもあります。

設備の故障や破損などが発生した際に、入居者が以前の管理会社に連絡してしまい、迅速に対応できないのも起こり得るトラブルの一つです。場合によっては、クレームが多発して退去される可能性があるため、事前の変更の周知が大切です。入居者へ通知する時期は、旧管理会社との解約を行う1〜2カ月前がよいとされています。余裕を持って通知すると、入居者も変更内容を理解でき、新しい管理体制に移行しやすくなるでしょう。

なお、通知方法は、変更する旨を記載した書面をポスティングするだけではなく、入居者の部屋を巡回して直接伝えるのが望ましいです。丁寧な対応を心掛け、入居者が戸惑わないように余裕を持って通知しましょう。

トラブルが起こる主な原因

管理会社の変更は、マンションの経営や管理の質、入居者の満足度を大きく左右します。しかし、手続きを急いだり、入居者への説明を怠ったりすると、重大なトラブルが起こる可能性があります。事前にトラブルが発生する原因を把握し、先回りして対策を実施しましょう。

トラブルが起こる主な原因は、以下の通りです。

● 新しい管理会社への引継ぎ不足
● 管理会社選定時の見極め不足

新しい管理会社への引継ぎ不足

新しい管理会社への引継ぎ不足も、トラブル発生の原因の一つです。管理会社を切り替える際は、旧管理会社から新管理会社へ、共用部分の管理体制や物件の修繕履歴などを共有します。

しかし、引継ぎがうまくいかなければ、新しい管理会社はこれまで行っていた管理体制を実行できず、入居者のクレーム発生につながる可能性があります。引継ぎ不足による管理の質低下は、入居者だけではなく、入居者同士の信頼関係を揺るがす原因にもなるため注意が必要です。

トラブルを防ぐためにも、オーナー・旧管理会社・新管理会社で十分な協議を行い、情報の漏れや誤解がないようにしましょう。なお、チェックリストを設けると、スケジュールややるべきことが可視化でき、スムーズに作業を進めやすくなります。

管理会社選定時の見極め不足

連絡不足や引継ぎ不足だけではなく、管理会社選びに失敗するのもトラブル発生につながります。

優良な管理会社を見極められなければ、期待していたサービスが得られず、マンション経営に影響を及ぼす可能性があります。クレームが多発して退去が続くと、資金繰りが苦しくなって経営を続けられなくなるケースも考えられるでしょう。

例えば、その管理会社の口コミだけで決めてしまい、具体的な実績や信ぴょう性を確認しなかったために、トラブルに発展したケースもあります。口コミは管理会社の評判を確認できるものですが、必ずしも実際のサービス内容や対応力を正確に反映しているとは限りません。

管理会社選びでは、複数社を比較し、サービスの充実度や委託費用、実績などを総合的に判断しましょう。

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マンション管理会社変更までの全手順を紹介

分譲マンション管理会社の変更手続きは、主に以下の手順で進めます。

1. 現在の管理会社の問題点を整理
2. 管理会社の選定と各社への見積もりを依頼
3. 見積もり金額と提案内容についてプレゼンテーションを受けた上で検討する
4. 管理委託契約書の内容を確認する
5. 理事会決議を行い、総会または臨時総会を開催する
6. 現在の管理会社の管理委託契約を解約
7. 新しい管理会社と管理委託契約を締結
8. 新しい管理会社への管理引継ぎを行う

変更手続きには、問題点の洗い出しからプレゼンテーションの実施、契約書の確認、総会での決議など、やるべきことが多くあります。手順をしっかり確認することで、一連の流れがスムーズに進み、入居者からの理解を得やすくなります。

現在の管理会社の問題点を整理

まずは、現在委託している管理会社の問題点を整理しましょう。問題点の洗い出しは、理事会で話し合うのが一般的です。問題点が明確になり、管理会社を変更した方が良いと判断した場合は、他の組合員や過去に役員を務めていた人に相談して意見を聞きましょう。

また入居者へのアンケートも、問題を明確にする上で効果的です。変更手続きでは、候補となる管理会社を決定し、管理委託契約書の内容を確認した後に、総会もしくは臨時総会を開催します。マンション経営では、過半数の賛成を得なければ管理会社を変更できません。

しかし、アンケートで入居者の意見を把握することで、入居者の希望に合った管理会社を見つけやすくなります。例えば、共用部の清掃が行き届いていない点に対して不満の声が多く集まっていれば、清掃で高い評価を得ている管理会社に依頼するのがおすすめです。総会で同意を得やすくするためにも、可能であればアンケートを実施しましょう。

管理会社の選定と各社への見積もりを依頼

次は、管理会社を選定して見積もりを依頼しましょう。1社の見積もりのみで判断すると、十分な比較検討ができず、契約後に管理委託費やサービス内容の面で損をする可能性があります。3～5社ほどに依頼し、どの管理会社が適切か見極めましょう。

見積もりでは、管理会社から以下の書類を提示するように指示されることが多いです。

● 現行の管理委託契約書
● 現行の重要事項説明書
● 直近の業務完了報告書
● 総会で使用した資料
● マンションの図面

これらの書類の提示で、全ての管理会社に同じ条件で見積もりを出してもらえます。正確な見積もりを出してもらうためにも、事前に用意しておきましょう。

ただし、提示書類は管理会社によって異なります。見積もりを依頼する際に、必要書類を確認しておきましょう。

また、見積もりと併せて現地調査が行われるのが一般的です。現地調査では、マンションの管理状況や設備などを確認します。責任者の立ち合いが必要になるため、管理会社と日程調整を忘れずに行いましょう。

見積もり金額と提案内容についてプレゼンテーションを受けた上で検討する

見積もりや現地調査が終了すると、管理会社はより詳しいプランを提案するためのプレゼンテーションを実施します。3～5社全ての説明を聞くのではなく、その中からメリットを多くもたらしてくれそうな会社を2～3社に絞り、プレゼンテーションを開催する流れです。

プレゼンテーションでは、見積もり段階では聞けなかった各社の強みや具体的なプランを確認できます。できれば管理組合員に同席してもらった方が、複数の視点から適切な管理会社を判断しやすくなるため、必要に応じてプレゼンテーションを実施する旨を周知するとよいでしょう。

また、実際の管理人を呼んでもらうと、契約後の管理体制をイメージしやすくなります。管理人は、マンション経営をスムーズに行うために不可欠な人材です。事前に人柄が分かっていれば、入居者と信頼関係を築けるか、家賃回収は問題なくできそうかを確認できます。

プレゼンテーション終了後は、参加者アンケートを実施し、特に良いと感じた管理会社を1社に絞りましょう。

管理委託契約書の内容を確認する

次は、管理委託契約書の内容を確認します。ここでは契約締結まで進みませんが、契約手続きをスムーズに終了させるために内容を事前に確認します。

管理委託契約書とは、マンションや戸建て住宅などの管理を委託する際に使用する書類です。法的に発行が決められているわけではありませんが、契約内容を可視化し、トラブルを回避するために作成します。多くの場合、国土交通省の標準管理委託契約書に準拠して作成するのが一般的です。

管理委託契約書を作成したら、以下の項目で不利になっていないかを確認しましょう。

● 管理業務の範囲・内容
● 契約期間
● 委託管理費の金額
● 解約の条件　など

特に解約の条件は、念入りに確認しましょう。解約条件に「中途解約は認められない」「もし中途解約した場合は、違約金が発生する」などと書かれている場合、将来的に金銭トラブルにつながる可能性があります。後のステップをスムーズに完了するためにも、新しい管理会社との契約内容はしっかり確認しましょう。

理事会決議を行い、総会または臨時総会を開催する

理事会決議で管理会社を1社に絞ったら、総会または臨時総会で管理会社の変更に対する決議を取りましょう。マンションの管理会社の変更で合意を得ることで、初めて新しい管理体制が始まります。スムーズに手続きを進めるためにも、総会を開催する必要があるのです。

総会は、通常総会と臨時総会の2つに分けられます。通常総会は、年に1回開催する総会のことです。臨時総会は、管理ルールの大幅な変更など、状況に応じて話し合いたいときに実施する総会です。いずれも、マンション経営を円滑に進めるために重要な決議・話し合いの場となります。

通常総会で決議を取っても良いですが、管理会社の変更日が通常総会の時期と重なっていない場合、開催日まで待つことになります。変更手続きにかかる期間が長くなる可能性があるため、臨時総会を開いて決議を取るのがおすすめです。

総会の開催日が決定したら、総会議案書を組合員全員に配布し、出欠確認を取ります。議案書は、旧管理会社に依頼するのが一般的です。しかし、今後解約する可能性があるため、頼みにくいと感じる場合があります。その場合は、新しい管理会社に作成してもらえないか相談するとよいでしょう。

総会で重要事項を説明した後、出席者に管理会社の変更に賛同できるのか決議を取ります。過半数の同意が得られた場合は、そのまま契約締結に進みます。

現在の管理会社の管理委託契約を解約

総会で過半数の同意が得られた場合は、現在の管理会社との管理委託契約を解約します。解約通知書を用意し、解約日を記載した上で現在の管理会社に送付しましょう。

契約書には、多くの場合、解約通知は解約日の3カ月前までに送付すると記載されています（※1）。スケジュール管理を徹底し、期限を過ぎないように注意しましょう。なお、記載がない場合は、基本的にいつでも解約できます。

ただし、中には3カ月前と記載されておらず、独自の期限を設けている場合があります。期限が設けられている場合は、記載の解約条件に従いましょう。

解約通知書は、簡易書留もしくは一般書留で送付します。簡易書留は引き受けと配達の記録がされる上、万が一のときは上限5万円まで補償されるため、重要書類のやり取りでよく利用されています。より確実性を確保するなら、引き受けから配達まで全過程を記録できる一般書留を利用しましょう（※2）。

※1 参考：国土交通省近畿地方整備局.「Q&A - マンション管理に係るQ&A | 近畿地方整備局」 （参照2025-05-31）.

※2 参考：.日本郵便株式会社.「書留」.”書留の種類” ,（参照2025-06-06）.

新しい管理会社と管理委託契約を締結

続いて、新しい管理会社と管理委託契約を締結しましょう。事前に管理委託契約の内容はお互いに確認しているため、契約前の確認は比較的スムーズに完了します。

確認中に不明点が出てきたり、不利な条件が記載されていたりする場合は質問をしましょう。そのまま見逃していると、後から重大なトラブルに発展する可能性があります。納得できるまで話し合うことで、不当な契約を避けられるのはもちろん、新しい管理会社との信頼関係を築きやすくなります。

お互いにとって不当な契約がなく、納得できる場合は、契約書に署名捺印をして契約を締結しましょう。契約を締結したら、新しい管理会社の管理業務が正式にスタートします。

新しい管理会社への管理引継ぎを行う

最後のステップは、旧管理会社から新管理会社への引継ぎ業務です。引継ぎ不足は、入居者とのトラブルにつながる原因になるため、慎重かつ丁寧に進めましょう。

引継ぎでは、これまでの管理データだけではなく、預金口座の通帳や印鑑、共用部の鍵、備品なども引き継ぎ
ます。

共用部の鍵は本数を確認するのはもちろんのこと、実際に解錠・施錠できるのか動作確認をしましょう。備品確認では、管理会社所有と管理組合所有の備品が混同しやすいため、事前の在庫と数量の照合をおすすめします。

データや物品、財産の受け渡しも慎重に行いましょう。

マンション管理会社変更時にトラブルを起こさないために

マンションの管理会社を変更すると、入居者の混乱を招いたり、引継ぎミスでトラブルが起こったりする可能性があります。特に入居者とのコミュニケーションは、変更のプロセスを進める上で大切なステップです。事前相談なく手続きを進めると、設備などのトラブルをどこに相談したら良いか分からず混乱を招くでしょう。

適切な準備と対応を心掛けることで、スムーズに新しい管理会社に移行できます。ここでは、トラブルを起こさないために意識しておきたい3つのポイントを詳しくご紹介します。

具体的なポイントは、以下の通りです。

● 管理会社選定は慎重に行う
● 入居者に管理会社を変える理由・メリットを説明する
● 管理会社の引継ぎをしっかり行う

管理会社選定は慎重に行う

新しい管理会社は、慎重に選びましょう。営業担当者の人柄や委託管理費の安さ、口コミだけで選ぶと、契約してから「このようなはずではなかった」と後悔する可能性があります。例えば、営業担当者の人柄が良くても、実際には管理の質が悪く、入居者からのクレームが相次いでしまう場合があります。担当者の印象や説明の丁寧さだけで判断せず、実際の管理実績やスタッフの対応力、緊急時のフォロー体制まで確認しましょう。

具体的に確認すべきポイントは、以下の通りです。

● トラブル時にすぐ対応してくれるか
● マンション経営に関する具体的な提案をしてくれるか
● 管理委託費に見合うサービスを受けられるか
● 入居者へのコミュニケーションを密に取ってくれるか

管理委託費は価格の安さだけで決めるのではなく、費用対効果が見込めるかどうかを基準に選びましょう。トラブル時の対応や提案力は、マンション経営を長く続けるためには必要なスキルです。

これらのポイントを押さえ、適切な管理会社を選びましょう。

入居者に管理会社を変える理由・メリットを説明する

入居者に管理会社変更の理由やメリットを説明するのも、トラブル回避策の一つです。管理会社が変わると、管理体制やサービスの質が以前と異なる場合があり、入居者の生活に影響を及ぼす場合があります。

多少のルール変更なら大きな混乱は起きない可能性がありますが、変更点が多い場合、新しい管理体制になじむまで時間がかかります。中には、これまでと違ったやり方での管理に対し、不安や不満を抱く入居者もいるでしょう。

不安や不満をできるだけ減らし、スムーズに手続きを進めるには、入居者に現在の問題点を説明し、管理会社の変更で得られるメリットを説明する必要があります。前向きな内容を伝えれば、変更に対して賛同を得やすくなり、トラブル発生のリスクを減らしながら手続きを進められるでしょう。

説明の手段は、入居者説明会を実施したり、書面で分かりやすく要点をまとめて配布したりするのがおすすめです。入居者から質問や相談をされた場合は、快く対応しましょう。

管理会社の引継ぎをしっかり行う

旧管理会社から新管理会社への引継ぎは、丁寧に行いましょう。先ほども伝えた通り、引継ぎミスは入居者の不満やクレームの発生、マンション経営の存続に関わります。伝え忘れがないか、管理会社同士がうまく連携できているかを確認し、円滑に手続きが完了するようにしましょう。

引継ぎでは、共用部の鍵だけではなく、これまで旧管理会社が保管していた契約書類や修繕履歴、会計報告書などの受け渡しを行います。このような資料は、マンションの運営や将来的な修繕計画に欠かせない情報です。

基本的に、引継ぎ業務は管理会社同士で実施します。オーナーが直接作業を進めるケースは少ないですが、任せきりにすると知らないところでトラブルが発生する可能性があります。不明点やトラブルを早期に発見するためにも、進捗具合を管理会社から逐一報告してもらうとよいでしょう。

【まとめ】マンション管理会社の変更トラブルを防いでスムーズに手続きを完了させよう

マンション管理会社を変更すると、管理体制の向上、管理委託費の見直しなど、さまざまなメリットを得られる可能性があります。しかしその一方で、入居者や新旧管理会社との間でトラブルが発生するリスクもゼロではありません。特に入居者の不安を解消しないままステップを踏むと、後からクレームが発生して関係性が悪化する可能性があるため、注意しましょう。

マンション管理会社の変更に当たって、信頼できる管理会社を見極めるのも重要なポイントです。会社によって得意分野や委託管理費、サービス内容などが異なるため、複数社に見積もりを依頼し、理想のマンション経営をサポートしてくれそうな管理会社を選びましょう。

埼玉・東京・千葉のマンションで管理会社の変更を検討しているオーナーの方は、ぜひ中央ビル管理にご相談ください。賃貸管理から物件清掃、クレーム対応まで、マンション経営に必要な業務をサポートいたします。管理会社変更に関する不安や疑問がございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

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